Digitalisierung der Finanzbuchhaltung: Kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit

Die digitale Verarbeitung von Informationen prägt längst unser Wirtschaftsleben. Das gilt auch für die interne und externe Kommunikation. Und doch: In der Finanzbuchhaltung spielt Papier für viele Unternehmen immer noch die Hauptrolle.

Ist das sinnvoll? Wohl kaum! Tatsächlich bietet die Umstellung auf digitale Eingangsrechnungen eine ganze Reihe von wirtschaftlichen Vorteilen.

Vor allem beim Handling lassen sich Effizienzreserven erschließen. Die nachträgliche Digitalisierung von Dokumenten auf Papier ist personalintensiv und kostet entsprechend viel Geld. In einigen Unternehmen werden Rechnungen, die sie in elektronischer Form erhalten, ausgedruckt und in Ordnern abgeheftet.

Dabei ist den verantwortlichen Unternehmern oder Geschäftsführern oft nicht einmal bewusst, dass das nicht reicht. Zumindest nicht dem Finanzamt. Denn Unternehmen müssen die digitalen Eingangsrechnungen im unveränderten Zustand speichern. Tun sie das nicht, kann ihr Finanzamt die Finanzbuchführung verwerfen! Anders gesagt: Die Technik für die Speicherung von digitalen Eingangsrechnungen brauchen Sie sowieso.

Digitale Eingangsrechnungen bewähren sich auch bei Betriebsprüfungen. Bei einer solchen müssen Sie beziehungsweise Ihre Mitarbeiter – anders als bei der papierbasierten Finanzbuchhaltung – nicht erst lange im Archiv nach den richtigen Ordnern stöbern und diese auch nicht erst lange sichten, um die Rechnung zu finden, die der Betriebsprüfer sehen möchte. Das alles ist nicht nur lästig, sondern auch zeitaufwändig und teuer. Bei einer konsequent digitalisierten Finanzbuchhaltung fragen Sie einfach die benötigen Daten ohne größeren Aufwand digital am Computer ab.

Einen weiteren Mehrwert können Sie erzielen, wenn Sie mit Ihrem Finanzamt das ersatzlose Scannen vereinbaren. Bei diesem Prozess können Sie die Belege nach der Digitalisierung getrost vernichten. Sie sparen Kosten für Ablage und Archivierung.

Fazit: Unternehmen brauchen heutzutage eine konsequent digitalisierte Finanzbuchhaltung, wenn sie wettbewerbsfähig sein wollen. Das TAXON-Team berät auch Klein- und mittelständische Unternehmen umfassend, welche Chancen sie haben und wie sie auf die digitale Finanzbuchhaltung umstellen können. Dazu gehören die sorgfältige Planung der organisatorischen Veränderungen, die Strukturierung von Arbeitsabläufen sowie eine fundierte Beratung zu den technischen Voraussetzungen. Mit Hilfe von Softwarelösungen wie Simba oder DATEV werden Belege in das Finanzbuchführungsprogramm eingebunden.