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Strenge Anforderungen an ein "ordnungsgemäßes" Fahrtenbuch

Mai 2013

Wie der Bundesfinanzhof bereits in seinem Urteil vom 1.3.2012 entschieden hat, muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, um so nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen. Neben Datum und Fahrtzielen sind grundsätzlich auch die jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner oder die konkreten Gegenstände der dienstlichen Verrichtung aufzuführen, und zwar grundsätzlich jede einzelne berufliche Verwendung für sich und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs. Bei einer einheitlichen beruflichen Reise können diese Abschnitte zwar miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden und der am Ende der gesamten Reise erreichte Gesamtkilometerstand aufgezeichnet werden. Im Rahmen dieser Erleichterung sind aber die einzelnen Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufzuführen, in der sie aufgesucht worden sind.

Diese Daten gehören zu den unverzichtbaren Angaben, die im Fahrtenbuch selbst zu machen sind. Es genügt nicht, wenn nur allgemein und pauschal die betreffenden Fahrten im Fahrtenbuch als "Dienstfahrten" bezeichnet werden. Unzureichende Angaben im Fahrtenbuch können nicht aufgrund eigener Tagebuchaufzeichnungen des Arbeitnehmers ergänzt werden. Denn die für ein Fahrtenbuch essenziellen Angaben sind dort selbst zu machen und nicht an anderer Stelle in einer weiteren und gegebenenfalls auch nachträglich vom Arbeitnehmer erstellten Auflistung. Ein "ordnungsgemäßes" Fahrtenbuch liegt deshalb auch dann nicht vor, wenn die unzureichenden Angaben im Fahrtenbuch selbst durch vom Arbeitgeber stammende Listen und Ausdrucke des Terminkalenders ergänzt und vervollständigt werden.

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