Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften

Seit 2002 sind auch elektronisch erstellte Unterlagen aufzubewahren. Die Finanzverwaltung hat die Anforderungen für die Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften im BMF-Schreiben vom 26. November 2010 zusammengefasst. Für die mit Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzählern erzeugten digitalen Buchhaltungsunterlagen gilt eine 10-jährige Aufbewahrungspflicht. In dieser Zeit müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich etwaiger mit diesen Geräten erzeugter Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuerrechts unveränderbar und vollständig in digitaler Form vorliegen und jederzeit auch elektronisch auswertbar sein. Das Vorhalten ausschließlich in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Die Aufbewahrungspflicht erfasst auch die zu den Geräten gehörenden Organisationsunterlagen, wie z.B. Bedienungsanleitung und Anweisungen zum Programmieren der Geräte. Soweit die Geräte bauartbedingt die Anforderungen – z.B. die elektronische Auswertbarkeit der Daten – nicht oder nur teilweise erfüllen, dürfen sie längstens bis zum 31. Dezember 2016 weiter benutzt werden. Die Finanzverwaltung verlangt aber, dass technisch mögliche Soft- und Hardwareanpassungen durchgeführt werden, um die Anforderungen zu erfüllen.
Zu beachten ist in diesem Zusammenhang, dass bei der Installation von Verbesserungen bzw. bei der Reparatur der Geräte die “alten” Daten nicht verloren gehen dürfen; regelmäßige Datensicherung ist zu empfehlen. Werden die Voraussetzungen nicht erfüllt, könnte das Finanzamt Hinzuschätzungen vornehmen.